出访人员向外事处提供因公出访报告以及邀请函（备注：需在出访日期前2个月向外事提供上述材料）

外事处收到报告后向外事分管领导进行报告，同意后作为列席部门与出访人员一同报告校长办公会进行审议。

校长办公会审议通过后，出访人员需填报外事处颁发的《中山大学因公出访审批表》并找相关领导进行签字。

《中山大学因公出访审批表》会签完毕后交到外事处进行请款工作。

请款工作完成后，有中大教职工身份的出访人员由外事处办理签证手续，非中大教职工身份的出访人员可由外事处协助办理签证。

签证完成后，由外事处协助出访人员购买机票以及预定酒店。