文件起草、校对、报批、归档程序

确定起草人￫￫￫收集材料￫￫￫起草文字￫￫￫修改内容￫￫￫校对文字￫￫￫定稿￫￫￫打印￫￫￫部领导审核￫￫￫院办送批￫￫￫主管院领导批示￫￫￫院长/书记批示￫￫￫文件复印￫￫￫发送有关部门或领导￫￫￫按照计划或文件精神开始实施￫￫￫原件分类归档

翻译文件、校对、报批、归档程序

收到文件（协议、邀请函、信件等）￫￫￫确定译员￫￫￫翻译文件￫￫￫完成译文初稿核对和检查译文与外文内容的一致性和准确性￫￫￫阅读译文并根据中文的习惯作句子和￫￫￫文字修改￫￫￫初定稿并打印￫￫￫报部领导阅改￫￫￫再修改后定稿￫￫￫报主管院领导阅示￫￫￫报院长/书记批示￫￫￫根据双方各一次首签的排列习惯制作正式协议书/译文￫￫￫复印协议￫￫￫签署/发送译文给相关部门或领导根￫￫￫据译文内容布置或开展工作￫￫￫原件分类归档。

涉外接待程序和注意事项

1. 落实来访客人相关资料: 姓名、性别、职务、职称、国籍、单位、

来访人数、来访具体日期及时间、来访目的、联系方式、航班信息、住址、拟交流的内容。

2. 必要时发中英文邀请函。

3. 准备接待: 起草接待报告、制定接待计划、确定经费来源、预订接待室及、确定接待主人、主持人、陪同人员、翻译、写稿及照相记者、茶水工作人员；学院介绍PPT和介绍人、电脑投影、欢迎LED横幅、座位牌及座位安排、合作协议（如有）、签字笔（如有签字）、纸质客人情况介绍、纪念品；安排接送车辆和接送人员；落实双方着装；预订宴请餐厅、就餐基本排位、准备酒水、点菜注意主人和客人饮食习惯；设定和落实客人参观路线、参观点和参观陪同、接待人员。

4. 接待：主人及领导在门口迎接客人。双方落座后按议程开始接待。

5. 赴餐厅或去参观时注意交通的安排和落实

6. 宴席结束后的交通安排

7. 发新闻报道

8.每批外宾接待完后，接待单位要在一个星期内填写“中山大学新华学院来访专家效益评估表”和接待小结报外事工作与合作办学部。

外专外教聘请报批程序

系向外事部或人事部递交申请报告和外专外教简历￫￫￫外事部或人事部进行资格审核、经费来源确定，签审批意见￫￫￫报主管院领导审批￫￫￫报院长审批￫￫￫报院长办公会通过。

外专外教入职手续办理程序

报到￫￫￫到当地派出所临住登记￫￫￫到广东国际旅游保健中心体检￫￫￫签订劳动合同￫￫￫购买保险￫￫￫办理校园卡/手机银行卡/热水卡￫￫￫持护照、劳动合同（复印件）和体检结果到广东省外专局办理外国专家工作证￫￫￫凭临时住宿登记、劳动合同（复印件）、专家证和护照、单位证明等到广州市公安局出入境管理处办理居留许可。

出访人员注意事项

1. 出访人员出访前必须持有有效护照和出访目的国的有效签证、机票、对方中英文邀请函，购买人身保险，做好换汇，保留相关财务票据。

2. 拿到护照和签证后要仔细核对护照和签证上的内容和个人信息是否正确,；核对机票上的姓名、性别、护照号码、起飞时间、目的地等是否正确。

3. 入境目的国时把护照、中英文邀请函、回程机票一同递给入境检查官，以便顺利过关。

4. 持因公护照人员出访一个国家规定只能停留5天（含第五天）, 严格按规定的路线安排行程; 回国后两天内须把因公护照交还给学院外事部门，上交给上级部门登记保管。

5. 护照及中英文邀请函须随身携带，以便过境时用，不能放在托运行李内托运。同时, 护照、签证、邀请函复印或拍照交给紧急联系人留底，以防证件丢失时有据可查。

6. 国际航班的托运行李尽可能不要上锁, 避免被海关怀疑有违禁物品时被破锁，因此，贵重物品（如现金、相机、电脑、手机等）不要托运。

7. 刀具、10毫升以上的香水或风油精等液体要放托运行李内托运。

8. 不得携带报纸、杂志、淫秽光盘、水果、中成药（美国）、食品等出入境。

9. 出访时请备正装和中英文名片；参加会谈或出席会议等一定要守时。

10.在外访问时不要在室外晾晒衣服。

11.乘机登记卡存根要妥善保管，以备回国后报销时用。

12.严格遵守外事纪律, 拒绝参加或观看或谈论国外辱华活动或宗教活动，不做有辱国格人格的事；出席各种会议和社交场合要穿着干净，仪表端正，大方得体。遇到问题及时向领导或当地使领馆汇报。

13.必须要注意人身安全、交通安全以及财物安全，晚上外出尽可能结伴而行。