第一章 总 则

第一条 随着学校国际交流活动的日益频繁，为进一步规范我校外事接待工作，促进交流与合作发展，根据《中央和国家机关外宾接待经费管理办法》（财行〔2013〕533号）、《省直党政机关外宾接待经费管理办法》（粤财行〔2014〕80号）与《十八届中央政治局关于改进工作作风、密切联系群众的八项规定》等文件精神，结合学校实际，制定本规定。

第二条 本办法中的“外事接待工作”指国（境）外团体或个人（以下简称“外宾”）来校访问的接待工作，包括来校参观交流、讲学会谈、签约合作等活动。

第三条 外宾接待实行归口管理，分级负责。外事处、港澳台事务办公室是学校外事接待工作的归口管理部门，统筹学校外事接待的管理和协调工作，各二级单位负责所在单位组织的外事接待活动，并对学校安排的外事活动予以支持和配合。

第二章 工作原则

第四条 外事接待应当坚持党管外事、外事无小事的原则，坚持遵守外事纪律、尊重各国风俗习惯的原则，坚持有利公务、务实节俭、严格标准、高效透明，勤俭节约、热情周到。

第五条 根据外宾职级和来访事由，实行对口接待、归口管理、分工负责。

第三章 报批程序

第六条 根据广州市有关规定，接待单位需至少提前两个半月，将外宾信息（包括姓名、身份证号码/护照号码、现任职务、工作经历、参加过的社会组织等）报学校保卫处进行政治审查。对已入境在外单位访问，顺邀到访我校的外宾，保卫处、外事处应视情况灵活处置，快速办理。如有特殊情况，报各级领导审批。

（一）学校接待：由学校领导邀请的外宾，以校际交流项目为主，涉及到学校总体工作或多个二级单位，由外事处、港澳台事务办公室拟制接待方案，经分管外事校领导审核，报校长或书记审批后执行。校内各部门应给予大力支持，积极配合相关的学术交流及参观、访问、讲学等活动。

（二）二级单位接待：二级单位邀请的外宾，只涉及到单个二级单位的外事接待，由二级单位至少在来访前一周向外事处、港澳台事务办公室提出申请，并填写《中山大学新华学院国（境）外来宾短期来访申请表》(详见附件)，报所在单位领导审批，同意后交外事处，报分管外事校领导或校长审批执行。由境外团体或个人直接与外事处、港澳台事务办公室联系的二级单位层面的外事来访，由外事处、港澳台事务办公室征求校内相关单位意见，如同意接待，具体接待事务由相关单位负责，外事处、港澳台事务办公室可予以协助。

（三）需邀请学校领导出面接待或洽谈的，提前报校长办公室备案。

第四章 接待标准及报销规则

第七条 学校的外事接待要按照国家和学校规定的接待标准执行，如遇特殊情况需要超标准接待，接待单位应提前报批后实施。

（一）用餐、接待人数标准

外宾来访需安排用餐的，原则上只安排工作餐。

（二）用车标准

外事接待的出行活动应当尽量集中安排乘车，本着节约的原则合理使用学校公务车辆。

（三）住宿标准

外宾来访需学校安排住宿的，原则上安排入住学校专家楼。如有特殊情况，报校领导审批，由外事处协助外宾入住相应宾馆。

（四）礼品标准

对外赠礼应当节约从简，实物礼品应当尽量选择具有中国特色及宣传价值的纪念品和实用物品。原则上由校领导或接待部门领导赠礼1次，不得重复赠礼。

（五）接待费用

学校层级的外事接待，费用从学校的接待经费或外事处外事接待经费中支出。二级单位层级的外事接待，原则上费用由各接待单位自行负担。

（六）报销规则

1．按标准接待，依预算核销。

2．接待费报销凭证应当包括财务票据（发票）和经过审批的接待方案。

3．外宾来校访问期间产生的医药、邮电通讯、洗衣、理发等费用自理。

第五章 接待要求

第八条 接待人员必须严格遵守外事纪律，遵循外事礼仪，着装整洁大方，做到态度热情，细致周到；廉洁自律，严格执行请示报告制度，不得自行其是，发现问题要及时报告。并在接待后认真总结，做好相关资料的整理和存档。

第六章 宣传报道及保密工作

第九条 学校的外事活动由外事处、港澳台事务办公室统一拟写通讯稿；二级单位负责的外事活动由二级单位拟写通讯稿（英文稿由外事部门协助校稿），经组稿单位领导审核，交党委宣传部（宣传与新闻中心），负责宣传。

第十条 接待外宾时要严格执行国家有关保密规定，确保党和国家的机密安全。

第七章 监督及违规处理

第十一条 各级领导和接待人员必须以身作则，廉洁自律，遵守法规，自觉接受学校、教职工等的监督。

第十二条 对公务接待中发生的违规违纪行为，要严肃追究当事人的责任。

第八章 附则

第十三条 本办法适用于学校的外事接待活动，原《中山大学新华学院外事接待工作暂行管理办法》（中新院〔2015〕12号）同时废止。

第十四条 本办法自发布之日起施行，未尽事宜由外事处、港澳台事务办公室负责解释。