第一章 总 则

为进一步规范与加强学院国际及港澳台学术会议的管理工作，确保国际及港澳台学术会议顺利召开，根据国家有关规定及学院发展需求，结合工作实际情况，制定本办法。

第一条 举办国际及港澳台地区学术会议，有利于促进我院的对外交流与合作，活跃我院的学术气氛，提高我院的科研与教学水平以及学科自身的发展能力，提升我院的国际竞争力，为此学院积极鼓励并支持具备条件的单位主办或承办国际及港澳台学术会议。但举办国际及港澳台学术会议，要从我院的根本利益出发，统筹安排，目的明确，以我为主，为我所用，精简务实，厉行节约。

第二条 外事处是我校向上级主管部门申报国际及港澳台学术会议的归口管理单位，同时负责办理境外参会代表来华的手续；学校办公室负责统筹对学术会议进行形式审查及协助会务及接待工作；财务处负责会议经费预算的审批及报销。

第二章 举办条件

第三条 举办系部需有较好的政治、业务条件，较强的学术组织能力和会务组织能力。举办系部在国内外本领域有一定影响，对本领域国际、国内的研究现状和发展方向有较强的把握能力。举办系部能够邀请一定数量的国内外知名学者与会，并能够征集一定数量和较高水平的学术论文。举办系部能够落实会议经费，保证会务及接待工作的顺利进行。

凡学院各单位，在申请以学校名义举办的国际会议时应首先明确学院为会议的主办者或承办者。由其它单位主办、拟由学院承办的国际会议在申报时须提供主办方的委托函或任务批件。

第三章 申办程序

第四条 举办一般国际学术会议（指包括中国在内的3个或3个以上国家）或一般港澳台学术会议要求至少提前5个月填写会议申报表报外事处(如果与其他单位或组织联合主办，须提供其相关背景材料；如会议经费由境外组织或机构提供，需提供其背景材料)。

第五条 举办重大国际学术会议或重大港澳台学术会议，指境外宾客人数在100人以上或会议总人数在400以上的会议，应在上一年度9月份前向外事处报送计划。未经学院批准，任何单位和个人不得擅自邀请和许诺外国副部级以上现职和前政要以及外国驻华使节参加论坛和研讨会性质的国际会议。

第四章 筹备与组织

第六条 举办系部应设立筹备机构，下设学术组和会务组。

1、学术组负责与会议有关的学术活动。包括确定会议主席、执行主席、秘书长、主持人等人选；确定详细会议议题，征集、会议论文或PPT，编印论文集；制订会议日程、议程、脚本、学院领导发言稿；提供国内外参会代表名单及简介；会议筹备期间及会议期间有关学术方面的工作。

2、会务组负责统筹行政管理和组织工作，包括会议宣传、邀请、礼宾、场地、用车、用餐、新闻发布、财务等。会议经费一般由主办单位自筹解决，原则上应在申报之前落实并上报学院。

第七条 举办大型、重要和敏感的学术会议应做好各种突发事件的应对预案，采取切实的安全防范措施，确保会议顺利进行。

第八条 举办国际及港澳台学术会议应认真贯彻国家有关保密政策，做好政治、经济、科技等方面信息的保密工作。

第九条 会议结束后，举办系部应在会后1个月内将有关会议始末的全套材料(如会议通知、名册、论文、批文、照片、会标、光盘、录音、录像及会议报道、会议总结等)于会后1个月内搜集、整理后主送学院办公室、抄送外事处。

第五章 附则

第十条 本办法自发文之日起施行，由外事处负责解释。