印章管理规定

1. 印章是处里的重要物品, 必须指定专人保管，平时上锁，临时移交他人保管时，代管人必须签收，熟知印章保管规定。

2. 必须是处里上报文件、对外文件、通知通告、出具的证明、介绍信等才能盖部的公章，与本处无关的文件、通知通告、证明文件和私人的文字东西等一律不予盖公章。

3. 需盖公章的有关文件或通知通告必须得到部处领导的审阅、批准后才能盖，并有部领导签名备查。

4. 盖过公章后作废的文件必须及时销毁，

5. 如一旦发现违规用章，将严肃处理。

6. 被盖章的文件须及时复印留底。

档案管理规定

一、目的

规范和加强学院部门档案管理工作，保证部门档案的完整、规范、系统与安全，提供准确、快捷、全面的档案服务。

二、管理原则

档案工作实行统一领导、管理的原则，安排专职档案工作人员对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。

三、管理职责

负责对部门在行政工作及外事工作中形成的档案资料进行收集、整理、归档和保管。

四、归档文件

1.行政类：主要包括高等部门行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要，上报学院、省教育厅等的各位文件资料。

2.外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、公示情况和结果、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学的合作协议及接待计划等资料；管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

五、档案保护管理

档案存放应依据档案载体选择装具，重要档案应异地备份或购置保险柜，保存环境保持干净整洁，应定期清理核对，如档案数量发生变化时应记录说明。

六、档案鉴定与销毁管理

（一） 档案保管期限分永久、定期两种。定期中再实行标时制，一般分为“30年” 、“10年”。

（二） 达到保管期限的档案及时进行鉴定，对已失去保存价值的档案，编制销毁清册，报部门分管院领导审批后，实施销毁。

礼品与酒管理和使用制度

为保证我院对外交流与合作活动，由学院公款购置的礼品和酒，根据专人保管、统筹安排、合理使用的原则，我处对礼品与酒的保管领用作出如下规定：

1.学院（含部）购置的礼品和酒由指定人员保管，指定保管人员必须做好礼品的入库、出库详细记录，需要经办人与证明人共同签字，并于每月初进行定期盘点。

2.礼品与酒主要用于我院各种重要的国内外学术交往与接待活动，主要用于以下几种情况：

第一，接待来访我院访问的国内外专家、学者、因公客人；

第二，接待国外及港澳台来院访问交流、讲学的客人；

第三，院系领导到国外进行访问活动；

第四，院部领导认为重要的其他活动。

3.部门使用礼品与酒必须根据实际使用要求，禁止虚报领用礼品数量，造成学院资源浪费。