2020年5月20日，外事处(港澳台事务办公室)在广州校区405会议室召开了本学期第一次部门工作会议。本次会议以“把握国家出国人员管理政策、提高我处人员业务素质，展示全员学习成果”为主题，杨卫华副校长、康星华副处长及外事处全体工作人员出席会议。本次会议由李明娇副处长主持，会议内容主要包括外事处前期工作汇报及后期工作安排、外事处人员学习成果展示等。

一、李明娇副处长向杨卫华副校长做外事处近期工作汇报

会议伊始，李明娇副处长就外事处三月份至五月份的工作情况进行详细汇报。

（一）三月份工作主要涉及外事人员业务能力的提升，根据工作性质及特点，外事处安排了与外事工作、行政工作相关的书籍进行学习，并定期进行学习检查。

（二）三月中旬，外事处协助校办、人事处向我校的外籍教师邮寄了一批口罩，并传达学校对于境外师生的关怀与慰问。

（三）三月下旬至四月初，外事处开展了第一期以项目宣讲为主题的PPT制作大赛，并录制了系列课程，以提升外事人员的综合办公业务能力。

（四）四月中下旬，外事处起草并拟定《中山大学新华学院教职人员出国（境）行前培训大纲》（草案）。

（五）后期工作安排。

1. 综合科：主要负责建立考勤制度，将内部岗位职责梳理成文，制定内部考核制度，将以往的档案、合约等文件整理、归类，管理部门网站。

2. 交流科：主要负责梳理我校教师出访国（境）证件办理流程，制作各类因公出访流程图，落实项目制，完善与制定涉外接待流程、涉外宣讲制度及流程。

二、杨卫华副校长指导外事处工作

首先，杨校对外事处近期的工作完成情况表示肯定；再而，对外事人员提出了以下要求及期许:

（一）熟悉制度，明确职责。外事处是一个综合型部门，所以要在制度上明确工作、明确外事处的职责。外事处在配合和协助其他部门处理外事相关的工作时，尽量做到“做好自己，余力帮人”。

（二）及时反馈工作进度。在日常工作中，要做到分阶段反馈工作进度；在工作过程中遇到问题、困难时要及时向领导提出；在汇报遇到的问题时，尽量附上两个或以上的解决方案，以供领导参考和决策。

（三）梳理项目，提高项目落地率。杨校提到，目前外事处已签署的项目较多，但实际落地并顺利进展的项目较少，下阶段的工作主要是围绕梳理项目这个方向来开展。梳理项目需要做到对客观原因、影响因素等进行分析，对经济效果、社会效果做一个全面的预判和考虑，对可落地的项目做好“轻、重、缓、急”的排序，切实提高项目落地率。

（四）对外事人员的期许：

1.加强外事人员的培训，增加知识储备，提升业务能力。

2.“走出去”，向同类院校学习涉外工作经验，在借鉴和学习中提高工作水平。

3.积极准备职称评定，在职称的逐步提高中提高写作能力、思维能力以及提出问题和解决问题的能力。

（五）强调“外事无小事”原则。外事处的年轻同事较多，在工作上一定要坚持“外事无小事”的原则，在涉外工作中，无论你是否为中共党员都应该有明确的政治站位，要以国家利益为首要目标，坚决不做有损国家利益的事情，坚持外事领域工作不能越线。

随后康星华副处长就杨校的讲话进行概括总结。首先对杨校的工作指导讲话表示感谢，要求外事处全员遵照执行，最后做出了几点要点概括：

（一）外事工作是行政工作也是“高压线”工作，大家一定要有严谨的态度，做事谨慎，尽力做好每一项工作。

（二）明确职责，外事处要全力协助其他部门处理涉外相关工作，但不决策与涉外工作无关的事务。

（三）任何工作都要做到及时反馈，有困难应及时提出，注意时间截点。

三、康星华副处长提出对外事人员的要求及建议

康星华副处长从外事处长远发展的角度对外事处全体人员提出几点要求和建议，希望外事处所有人员从各方面提高综合业务能力，在外事处这个和谐的集体中共同发展。

（一）提升业务能力。外事处全体人员要主动学习与自身业务相关的知识，日常工作中牢记“外事无小事”，严谨做事，总体提升业务水平。

（二）实行项目制和轮岗制。后期，外事处可能实行项目制和轮岗制，项目制即每人负责1-2个项目，熟悉项目并全面跟进，推动项目顺利进行；轮岗制即外事处所有职员都将到不同岗位轮值，熟悉外事处所有业务。

（三）加强外语学习。对于外事人员来说外语能力尤为重要，英语水平较强的同事，建议多学习一门小语种，比如西班牙语、法语等；英语水平较弱的同事，需加强英语学习，建议可先巩固基础，多学习一些实用型英语。

李明娇副处长就康星华副处长的讲话内容进行了补充，要求大家提升自己的学习能力，要学会充分利用网络学习资源，并向大家推荐了网络学习平台，如学习强国平台、慕课等。

四、对《中山大学新华学院教职人员出国（境）行前培训大纲》成果进行分析、点评，并提出修改意见。

四月份，根据国家相关政策以及学校要求，外事处所有人员在领导的指示下各自拟写了一份《中山大学新华学院教职人员出国（境）行前培训大纲》，在此次会议中对各位的成果进行了逐一地分析、点评，并进行了修改。

（一）领导们事先筛选出王惠莹同事拟写的大纲，该成果较为完善，在会议上，由康星华副处长对该大纲进行详细修改，大家也集思广益，提出修改意见。

（二）对其他人员拟写的大纲逐一提出修改建议，发掘每一份作业的闪光点，有利于后期进行培训大纲的完善撰写。大家在发现问题——提出问题——解决问题中共同学习，共同进步。