2020年11月23日上午，外事处针对外事人员岗位职责及外宾来访接待流程两方面开展了内部培训活动。本次培训活动由外事处综合科副科长郑惠文主持并负责培训讲解，外事处全体人员出席。

按照国家外事工作管理规范，根据学校发展规划及实际情况，为明确外事处工作，外事处特制定了外事人员岗位职责，培训会上郑惠文副科长对其进行了逐条讲解说明，加深大家的理解，进一步明确自己的职责所在。

外宾接待是外事处一项常规性的工作，因此，每位外事人员必须熟练掌握外宾来访接待的各项流程。郑惠文副科长从确定外宾信息、做好来访申请、与外宾沟通、制定外宾接待日程表及会议议程等方面进行了专业培训，并以往年接待来访外宾——美国拿撒勒大学宋红专教授为例，对外宾接待活动的前期准备事项、接待活动当日安排、接待结束事宜中的各项细节及所需要注意的事项都做了详细的讲解。本次培训细致入微，重难点突出，使参加培训的人员获益匪浅。

培训活动结束总结时，外事处康星华副处长根据自身的经验对外宾来访接待工作中需要特别注意的地方做了几点补充：

1.提醒各位在接待工作中一定要做好A、B方案，电子设备材料需要有备份，以应对突发状况；

2.跟进来访人员的交通信息，留意来访外宾的航班是否变化，妥善应对各种变化的情况；

3.各项工作的开展都需要有一个截止时间，建议将工作细分制作核查表，注明截止日期并做好记录。